合同里需要写明与会议（yì）相（xiàng）关的各种事（shì）项，分（fèn）清权利和义务，从而（ér）当出现争议时（shí），法庭（tíng）将按合同中（zhōng）双方意见一致的条款，按有利的方式保护利益受损方。

本公司据以往经验，现（xiàn）将一般会（huì）议合同的内容公布如下（具体（tǐ）合同双（shuāng）方另议）：

1、房（fáng）间数目和房间（jiān）价格：列明每晚所需房间数和房间价格（gé）；
2、免（miǎn）费房（fáng）间：注明会议组织（zhī）人（rén）员（yuán）每晚（wǎn）可免（miǎn）费使用的房间数；
3、工作间及房价：除免费房间（jiān）外，会（huì）议工作人员还可享（xiǎng）受优（yōu）惠价格的房间；
4、套房、贵宾房（fáng）：本条款需列（liè）明具体的房间要求；
5、房（fáng）间位（wèi）置：应列明各个（gè）所订房（fáng）间的具体方位和房间档次（cì）；
6、平均房价：是根据（jù）各种类型房间占相同百分比计算（suàn）出来的一（yī）个调整后的平均价，适用于各类房间（jiān）；
7、无转移（yí）条款：即会议举行期间如遇（yù）酒店所订房间（jiān）超出实（shí）际接待（dài）能力时，不（bú）得（dé）使（shǐ）会议人员（yuán）转移其他酒店；
8、入住及退（tuì）房登（dēng）记：登记情况视酒店规定而（ér）定；
9、提前入住和推（tuī）迟退房: 如果在该（gāi）问（wèn）题上的需求（qiú）与酒（jiǔ）店规定有所（suǒ）偏差，则一（yī）定要在合同中注明；
10、预定取消日（rì）期：一（yī）般（bān）规定为（wéi）预定者在计划使用日期之前30天，这一条双方可以再协商；
11、会议场所要求：如果会（huì）议规模可能出现（xiàn）调整（zhěng），最好在（zài）合同中确定一个调整（zhěng）时（shí）间；
12、会议场租：可以是一个固定价格也可以根据所订客房情况协商；
13、24小时（shí）租用：如果是按24小（xiǎo）时租用酒店会议室，那么即（jí）使24小时之（zhī）内不用会议室（shì），酒店也不得使用；
14、会场变（biàn）动：合同中注明预（yù）定的会议室，没酒店的事先（xiān）通知（zhī）和会（huì）议（yì）方的（de）书面同意，已订好的会场不能再有变动；
15、房间定金：合同中必须注明预付定（dìng）金的具体时间，合同中应要求酒店在（zài）定（dìng）金（jīn）预付日期到（dào）来时进行（háng）提（tí）醒（xǐng）；
16、结（jié）账：谁来负责会议方结账事宜，谁有权在账单上（shàng）签字，有哪些具体（tǐ）事项（xiàng），这些（xiē）问题必（bì）须在合同中说明；
17、餐饮（yǐn）消耗：此条款规定对于因活动取消或（huò）与会（huì）人数不足而引（yǐn）起的餐（cān）饮活动减（jiǎn）少，会议（yì）方（fāng）应给予酒店一定补偿；
18、仲裁条款（kuǎn）：如合（hé）同中有仲裁解决（jué）争（zhēng）议的条款，在签订合同前（qián），要先决定会议方是倾向使用仲裁手段还（hái）是反对（duì）；
19、视听设备租用：明确视听设备（bèi）的（de）种（zhǒng）类、品牌、数量、租（zū）用时间、费用；
20、会（huì）议物资运抵酒店：在会议前，会议所用的物（wù）资要运到（dào）酒店库房，在合（hé）同中应注明库房（fáng）工作时间（jiān）和酒店政策；
21、电话附加费（fèi）：尽量与酒店协商，免付电话使用附（fù）加（jiā）费。协商（shāng）文（wén）件应（yīng）包括在合同中；
22、展品的处理：展（zhǎn）品运进、运出酒店（diàn）时间（jiān）的规定对费用开（kāi）支有（yǒu）很大影响，双方应进行协商和讨论；
23、最低餐饮消费（fèi）：有些酒店的合同（tóng）上有最（zuì）低消（xiāo）费这一条款，规定客人的（de）用餐花（huā）费必须（xū）达到某一最低金额；
24、安全、防火规（guī）定：酒店（diàn）符合安（ān）全（quán）和防火（huǒ）的有（yǒu）关规定；
25、残疾人保（bǎo）障（zhàng）：合同中特别列明（míng）酒店内设施和政策（cè）与（yǔ）有关残（cán）疾人保（bǎo）障法是（shì）相（xiàng）符的；
26、合同的终止：如遇（yù）第三者原（yuán）因，不可（kě）抗力或特殊事件的发生，则允（yǔn）许一（yī）方提出终止合同而不受违（wéi）约罚款；
27、免（miǎn）责：双方（fāng）应同意，对于一些疏忽事（shì）件（jiàn）和其他一（yī）些不（bú）影响会议进行（háng）和偶然突发事件对方（fāng）不负责任（rèn）；
28、订房确认报告：如果不写入合同中，那么也要（yào）在合（hé）同中加入订房确认报告这一（yī）条款；

备注（zhù）：保存一（yī）份（fèn）书（shū）面合（hé）同；将所有（yǒu）的回复传真（zhēn）或信函作为书（shū）面（miàn）承（chéng）诺归档保存。