会议（yì）及（jí）展（zhǎn）览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以（yǐ）下（xià）几个方（fāng）面：

1、交通费（fèi）用 
(1)、出（chū）发（fā）地至（zhì）会务地的交通费用（yòng）——包括航班、铁（tiě）路、公路、客轮，以及（jí）目的地车站、机（jī）场、码（mǎ）头至住宿地的交（jiāo）通
(2)、会议期间交通费用——主要是（shì）会务地交通费用，包括住宿（xiǔ）地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务（wù）交际场地的（de）交（jiāo）通、商务考察交通（tōng）以及其他与（yǔ）会人员可（kě）能（néng）使用（yòng）的预定交通（tōng）。
(3)、欢送交通及返程交通——包（bāo）括（kuò）航（háng）班、铁路、公路、客轮及（jí）住（zhù）宿地至机（jī）场（chǎng）、车站、港口交（jiāo）通费用（yòng）。

2、会议室（shì）/厅费用
(1)、会议场地租金（jīn）：通（tōng）常而（ér）言（yán），场地的（de）租赁（lìn）已经（jīng）包含（hán）某些（xiē）常（cháng）用设施（shī），譬（pì）如激光指示笔（bǐ）、音响系统、桌椅、主席台、白板（bǎn）或者黑板、油性笔、粉笔（bǐ）等，但一些非常规设施并不涵盖（gài）在内——比如投影设（shè）备、临（lín）时性的装饰物、展架等。
(2)、会（huì）议设施（shī）租赁费用：此部分费（fèi）用主（zhǔ）要是租赁一些特（tè）殊设（shè）备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系（xì）统、会场展示系统（tǒng）、多媒体系统（tǒng）、摄录设备等（děng），租赁时通（tōng）常需要支（zhī）付（fù）一定（dìng）的使用保证金，租赁费用中包括设（shè）备的（de）技术支持与维护费（fèi）用（yòng）。值得（dé）注意的是，在租赁时应（yīng）对设备的各类（lèi）功效（xiào）参数作出具（jù）体要求（可向会议服（fú）务公司咨询，以（yǐ）获得最适宜（yí）的性价（jià）比），否则可能影响会议的进行。另外（wài），这些（xiē）会议设施由于品牌、产地（dì）及新（xīn）旧不（bú）同，租赁的价格可能相差很（hěn）大。
(3)、会场布置费（fèi）用（yòng）：如果不是特殊要求，通（tōng）常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要（yào）求，可以与专（zhuān）业的会议服务商（shāng）协商。
(4)、其他支持费用（yòng）：这些（xiē）支持通常包括广告及印（yìn）刷、礼仪、媒介等。基于这些支持均为临时性质，如会议主办方分别寻找（zhǎo）这些行业支持的话，其成本费用（yòng）可能比市场行价要高，如果让专业会议（yì）服务商代理（lǐ），将（jiāng）获得（dé）价格相对比（bǐ）较低廉且服务专业（yè）的支持。对于这些（xiē）单（dān）项服务（wù）支（zhī）持，主办方应尽可能细化各项要求（qiú），并（bìng）单独签订服务协议。

3、住宿费用
住宿的费用应该非常好（hǎo）理解——值得（dé）注意（yì）的只是（shì）住宿费（fèi）里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加（jiā）收（shōu）政府税金（jīn）的。对（duì）于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展（zhǎn）服务商通常（cháng）能获（huò）得较好的折扣。正常（cháng）的住宿费除与酒店星级（jí）标准（zhǔn）、房型等（děng）因素（sù）有关（guān）外，还与客房内开放的服务项目有关——譬（pì）如客房内的长途通讯（xùn）、洗换、迷你吧（ba）酒水、一次（cì）性换洗衣（yī）物、互联网、水果提供等（děng）服务是否（fǒu）开放有关。会（huì）议主（zhǔ）办（bàn）方应明确酒（jiǔ）店应（yīng）当关（guān）闭或者开放的服务项目及范（fàn）围（wéi）。

4、餐饮费用
(1)、早餐（cān）通常是自助餐，也可以采取（qǔ）围桌式（shì）就餐，费用按人数（shù）计（jì）算（suàn）（但考虑（lǜ）到会议就餐的特殊性，所（suǒ）以预计就餐人数不得（dé）与（yǔ）实际（jì）就餐人数相（xiàng）差到15％，否（fǒu）则餐（cān）馆有理由拒绝（jué）按（àn）实际就（jiù）餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐基（jī）本（běn）属于正餐，可以采取（qǔ）人数预算（suàn）——自（zì）助（zhù）餐形式，按桌预（yù）算——围桌式形式。如果主（zhǔ）办方希望酒水（shuǐ）消费自行采购（gòu）而非由餐馆（guǎn）提供，餐馆可（kě）能会收取一定数量的（de）服务费用。
(3)、如果在高星级（jí）酒（jiǔ）店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果（guǒ）可（kě）以外带酒水消费，餐厅通（tōng）常（cháng）需要加（jiā）收服务费。在（zài）高星级酒店（diàn）举办会议宴会，通（tōng）常在基本（běn）消（xiāo）费水准的（de）基础上加（jiā）收15％左右的服务费（fèi）。
(4)、此项费（fèi）用基本上是（shì）按（àn）人数预算的，预算时可提出（chū）不同时段茶歇的食物（wù）、饮料组合。承办者告知的茶歇价格（gé）通常包含服（fú）务（wù）人员费用（yòng）。通常情况下，茶（chá）歇的种类可分为（wéi）西式与中式两种（zhǒng）——西式（shì）基本上以咖啡、红（hóng）茶、西式点心、水果（guǒ）等为主，中（zhōng）式则以（yǐ）开水（shuǐ）、绿（lǜ）茶或者花茶（chá）、果茶、水果、咖（kā）啡、水果及点心（xīn）为主。
(5)、联谊（yì）酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复（fù）杂，宴（yàn）会只要设定好餐（cān）标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要（yào）比较长的时（shí）间确认。

5、视（shì）听设（shè）备
除非在室外进（jìn）行，否则视（shì）听设备的费用通常可以忽略。如不得不在室外进行，视听设备的预（yù）算就比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用，通常按（àn）天计算
设备的运输、安（ān）装调试及控制技（jì）术（shù）人员支（zhī）持费用，可让会展（zhǎn）服务（wù）商代理
音源——主要是（shì）背景音（yīn）乐及娱乐音乐选择，主办者可（kě）自带（dài），也可（kě）委托代理

6、杂费
杂费是（shì）指会展过程中一些（xiē）临（lín）时性安（ān）排（pái）产生（shēng）的费（fèi）用，包括打（dǎ）印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪（yí）服务（wù）、临（lín）时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保（bǎo）健、翻译与向导、临时（shí）商务用车、汇兑等等。杂费的预（yù）算很（hěn）难计划，通常可以在会务（wù）费用预算中增列不可预见费用作为（wéi）机动处理。